ПОСТАНОВЛЕНИЕ от «22» мая 2024 г. № 17 Об утверждении Положений об архиве и экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
Калужская область
Думиничский район
Администрация сельского поселения
«СЕЛО ЧЕРНЫШЕНО»
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
«22» мая 2024 г. № 17
Об утверждении Положений об архиве и экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации», Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации», администрация сельского поселения «Село Чернышено» ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Положение об архиве администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области согласно приложению № 1.
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области согласно приложению № 2.
3. Признать утратившим силу постановление администрации сельского поселения «Село Чернышено» от 06.05.2013 г. № 15 «Об утверждении Положений об архиве и экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено».
4. Настоящее Постановление вступает в силу с даты его обнародования и подлежит размещению на официальном сайте органов местного самоуправления сельского поселения «Село Чернышено» http://chernisheno/.
5. Контроль за выполнением постановления оставляю за собой.
Глава администрации М.В.Шавелкина
Приложение
к постановлению администрации
сельского поселения «Село Чернышено»
от 22.05.2024 №17
Положение об архиве администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области
I. Общие положения
1.1. Положение об архиве администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области разработано в соответствии с Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации».
1.2. Архив администрации сельского поселения «Село Чернышено» (далее – архив администрации) осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности администрации сельского поселения «Село Чернышено», а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в архив администрации муниципального района «Думиничский район» (далее – муниципальный архив), источником комплектования которого выступает администрация сельского поселения «Село Чернышено» (далее – администрация).
1.3. Настоящее Положение согласовывается с управлением по делам архивов Калужской области. После согласования Положение утверждается Главой администрации.
1.4. Архив администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калужской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
II. Состав документов Архива администрации
2.1. Архив администрации хранит:
а) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений администрации, ее коллегиальных органов, представительств, филиалов, иных обособленных подразделений, предшественников обособленных подразделений (при наличии);
б) документы постоянного хранения и документы по личному составу фонда организаций-предшественников (при их наличии);
в) архивные фонды личного происхождения (при их наличии);
г) фонд пользования (архива) (при наличии);
д) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива администрации.
III. Задачи Архива администрации
3.1. К задачам Архива администрации относятся:
3.1.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой 2 настоящего Положения.
3.1.2. Комплектование Архива администрации документами, образовавшимися в деятельности муниципального образования.
3.1.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
3.1.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
3.1.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
3.1.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации и своевременной передачей их в Архив администрации.
IV. Функции Архива администрации
4.1. Архив администрации осуществляет следующие функции:
4.1.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности администрации, в соответствии с утвержденным графиком.
4.1.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.1.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.1.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности.
4.1.5. Осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии организации проекты описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, актов о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК архивного учреждения) проекты описей дел, документов (годовые разделы), проекты актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, проекты перечней проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение, акты о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, акты о не обнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны;
в) на утверждение главе администрации документы, указанные в подпункте "б" настоящего подпункта, после их утверждения ЭПК архивного учреждения.
4.1.6. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве администрации в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.
4.1.7. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве администрации.
4.1.8. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов Архива администрации.
4.1.9. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.
4.1.10. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.
4.1.11. Ведет учет использования документов Архива администрации.
4.1.12. Создает фонд пользования Архива администрации и организует его использование.
4.1.13. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива администрации.
4.1. Ежегодно представляет в муниципальный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
4.2. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в муниципальный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.
V. Права Архива администрации
5. Архив администрации имеет право:
а) представлять главе администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве администрации;
б) запрашивать у работников администрации сведения, необходимые для работы Архива администрации;
в) давать рекомендации работникам администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива администрации;
г) информировать работников администрации о необходимости передачи документов в Архив администрации поселения в соответствии с утвержденным графиком;
д) принимать участие в заседаниях экспертной комиссии.
VI. Ответственность Архива администрации
6.1. Лицо ответственное за архив администрации совместно с главой Администрации несет ответственность за:
6.1.1. Несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
6.1.2. Утрату и несанкционированное уничтожение документов;
6.1.3. Необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
6.1.4. Нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.
Приложение
к постановлению администрации
сельского поселения «Село Чернышено»
от 2024 №
Положение об экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области
I. Общие положения
1.1. Положение об экспертной комиссии администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области разработано в соответствии с Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 г. № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации».
1.2. Экспертная комиссия администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области (далее – ЭК) создается в целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности администрации сельского поселения «Село Чернышено» Думиничского района Калужской области (далее – администрация).
1.3. ЭК является совещательным органом при Главе администрации, создается распоряжением Главы администрации и действует на основании положения, утвержденного Главой администрации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией управления по делам архивов Калужской области (далее - ЭПК).
1.4. Персональный состав ЭК определяется распоряжением Главы администрации. В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает администрация (по согласованию). Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя администрации.
1.5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела Калужской области, настоящим Положением.
II. Функции ЭК
2.1. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
2.1.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
2.1.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел администрации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, непредусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов;
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов администрации по делопроизводству и архивному делу.
2.1.3. Обеспечивает совместно с архивным отделом администрации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив администрации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение, описей дел по личному составу, номенклатур дел администрации, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях документов Архивного фонда Российской Федерации, актов о необнаружении документов Архивного фонда Российской Федерации, пути розыска которых исчерпаны.
2.1.4. Совместно с архивом администрации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
3.1. ЭК имеет право:
3.1.1. Давать рекомендации специалистам администрации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив администрации.
3.1.2. Запрашивать у специалистов администрации:
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
3.1.3. Заслушивать на своих заседаниях специалистов о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
3.1.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
3.1.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях.
3.1.6. Информировать руководство администрации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
4.1. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК управления по делам архивов Калужской области, а также с архивным отделом администрации Думиничского района Калужской области.
4.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
4.3. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
4.4. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса.
4.5. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.